Moderne Büros stehen vor der Herausforderung, Arbeitsplätze in Zeiten des hybriden Arbeitens optimal zu nutzen. Ein Tischreservierungssystem für Büros bietet die Lösung für eine effiziente Arbeitsplatzverwaltung, aber was kostet ein solches System eigentlich für ein mittelgroßes Büro? Für Unternehmen mit 50 Arbeitsplätzen ist es wichtig, die Gesamtkosten und den Nutzen sorgfältig abzuwägen.
Die Kosten für Arbeitsplatzverwaltungssoftware variieren stark, je nach Funktionen, Integrationen und Servicelevel. In diesem Artikel beantworten wir die wichtigsten Fragen rund um die Investition in ein Tischreservierungssystem, damit du eine fundierte Entscheidung für deine Büroumgebung treffen kannst.
Was ist ein Desk-Buchungssystem und warum brauchen Büros so etwas?
Ein Deskbooking-System ist eine Software, mit der Mitarbeiter über eine App oder ein Webportal Arbeitsplätze reservieren können. Das System zeigt verfügbare Plätze in Echtzeit an und ermöglicht es den Nutzern, mit einem Klick einen Arbeitsplatz für einen bestimmten Tag oder Zeitraum zu buchen.
Der Bedarf an Tischreservierungssystemen ist durch den Übergang zum hybriden Arbeiten entstanden. Nicht alle Mitarbeiter sind täglich im Büro anwesend, wodurch feste Arbeitsplätze ineffizient werden. Flexible Arbeitsplätze optimieren die Raumnutzung und bieten den Mitarbeitern täglich die Wahl ihres Arbeitsumfelds.
Ein gutes Tischreservierungssystem bietet mehr als nur die Reservierung von Arbeitsplätzen. Es liefert Einblicke in die Büronutzung, hilft bei der Optimierung der Raumaufteilung und unterstützt die Facility-Management-Prozesse. Dank Smart-Office-Technologie lassen sich Schreibtische automatisch an die persönlichen Vorlieben der Nutzer anpassen, was den Komfort und die Produktivität steigert.
Wie viel kostet ein Tischreservierungssystem für 50 Arbeitsplätze pro Monat?
Die monatlichen Kosten für ein Tischreservierungssystem für 50 Arbeitsplätze liegen zwischen 150 € und 500 € pro Monat, je nach den gewählten Funktionen und dem Servicelevel. Basissysteme beginnen bei etwa 3–4 € pro Nutzer und Monat, während umfangreiche Lösungen 8–10 € pro Nutzer kosten können.
Die Preisstruktur variiert je nach Anbieter. Einige Anbieter berechnen die Kosten pro aktivem Nutzer, andere erheben einen Festbetrag pro Arbeitsplatz. Für ein Büro mit 50 Arbeitsplätzen bedeutet dies:
- Basissystem: 150–200 € pro Monat (3–4 € pro Benutzer)
- Standardsystem: 250–350 € pro Monat (5–7 € pro Benutzer)
- Premium-System: 400–500 € pro Monat (8–10 € pro Nutzer)
Neben den Lizenzkosten können einmalige Implementierungskosten in Höhe von 500 bis 2000 € anfallen, abhängig von der Komplexität der Installation und eventuellen Integrationen in bestehende Systeme. Einige Anbieter bieten auch Hardware an, wie beispielsweise Tablets für die Arbeitsplatzreservierung, was sich zusätzlich auf die Kosten auswirken kann.
Welche Faktoren bestimmen den Preis von Desktop-Management-Software?
Der Preis für Arbeitsplatzverwaltungssoftware richtet sich nach der Anzahl der Nutzer, den gewünschten Funktionen, den Integrationsmöglichkeiten und dem Servicelevel. Grundfunktionen wie die Arbeitsplatzreservierung sind kostengünstiger als umfangreiche Systeme mit Analyse- und Automatisierungsfunktionen.
Die wichtigsten preisbestimmenden Faktoren sind:
Funktionen und Module
Basissysteme bieten lediglich die Reservierung von Arbeitsplätzen, während Premium-Lösungen über Funktionen zur Verwaltung von Besprechungsräumen, Besucherregistrierung, Analysen und Berichte verfügen. Erweiterte Funktionen wie die automatische Anpassung der Schreibtische und die Integration in die Klimasteuerung erhöhen die Kosten erheblich.
Integrationen
Die Anbindung an bestehende Systeme wie Microsoft 365, Google Workspace oder HR-Systeme erfordert oft eine individuelle Anpassung und erhöht die Implementierungskosten. Integrationen mit Zugangskontrollsystemen und IoT-Sensoren verteuern das System, machen es aber auch funktionaler.
Support und Service
Ein 24/7-Support, Anwenderschulungen und regelmäßige Updates wirken sich auf die monatlichen Kosten aus. Einige Anbieter bieten verschiedene Servicelevels an, vom einfachen E-Mail-Support bis hin zum dedizierten Account-Management.
Wie hoch ist die Kapitalrendite eines Tischreservierungssystems?
Ein Tischreservierungssystem sorgt durch Platzersparnis, gesteigerte Produktivität und geringere Betriebskosten für eine hohe Kapitalrendite. Für ein Büro mit 50 Arbeitsplätzen kann dies zu jährlichen Einsparungen von 15.000 bis 30.000 Euro führen, abhängig von den Mietkosten pro Quadratmeter.
Die wichtigsten Vorteile, die zum ROI beitragen, sind:
Raumoptimierung
Durch Einblicke in die Nutzung der Arbeitsplätze können Unternehmen ihre Büroflächen besser auslasten. Viele Unternehmen stellen fest, dass 20 bis 30 % der Arbeitsplätze dauerhaft ungenutzt bleiben, was Möglichkeiten für Kosteneinsparungen oder eine Neugestaltung bietet.
Geringere Betriebskosten
Weniger Arbeitsplätze bedeuten geringere Kosten für Reinigung, Energieverbrauch und Büromaterial. Eine „Clean-Desk“-Richtlinie in Kombination mit persönlichen, reservierbaren Schließfächern sorgt für Übersichtlichkeit, ohne dass die Arbeitsplätze unpersönlich wirken.
Höhere Mitarbeiterzufriedenheit
Mitarbeiter schätzen die Flexibilität, ihren Arbeitsplatz selbst wählen zu können. Dies trägt zur Mitarbeiterbindung bei, was besonders auf dem derzeit angespannten Arbeitsmarkt wichtig ist, auf dem ein attraktives Arbeitsumfeld immer mehr an Bedeutung gewinnt.
Wie wählt man das richtige Tischreservierungssystem für sein Büro aus?
Um das richtige Tischreservierungssystem auszuwählen, sollten Sie zunächst Ihre spezifischen Anforderungen ermitteln und anschließend die Systeme hinsichtlich ihrer Funktionen, Benutzerfreundlichkeit und Integrationsmöglichkeiten vergleichen. Wichtig ist, dass das System zu Ihrer aktuellen IT-Infrastruktur und Ihren zukünftigen Wachstumsplänen passt.
Bei der Auswahl spielen verschiedene Aspekte eine Rolle:
Benutzerfreundlichkeit
Das System muss für alle Mitarbeiter intuitiv zu bedienen sein. Eine gute mobile App ist unerlässlich, da die meisten Buchungen über das Smartphone erfolgen. Teste verschiedene Benutzeroberflächen, bevor du eine endgültige Entscheidung triffst.
Skalierbarkeit
Wählen Sie ein System, das mit Ihrem Unternehmen mitwachsen kann. Wenn Sie planen, zu expandieren oder zusätzliche Funktionen hinzuzufügen, stellen Sie sicher, dass das System dies unterstützt, ohne dass eine komplett neue Implementierung erforderlich ist.
Integrationsmöglichkeiten
Das System muss sich in Ihre bestehende Kalender-Software, Zugangssysteme und gegebenenfalls andere Büroanwendungen integrieren lassen. Dadurch wird vermieden, dass Mitarbeiter mehrere Systeme nutzen müssen.
Wie Wout Monseurs mit Smart-Office-Lösungen hilft
Wir bieten umfassende Smart-Office-Lösungen, die über reine Tischreservierungssysteme hinausgehen. Unsere Smart-Office-Technologie umfasst intelligente Reservierungssysteme für Arbeitsplätze und Besprechungsräume, die automatische Anpassung von Schreibtischen an persönliche Vorlieben sowie einen Überblick über die Facility-Kosten.
Unser Ansatz für die Umsetzung eines Smart Office:
- Analyse Ihrer aktuellen Arbeitsplatznutzung und Ihrer Anforderungen
- Beratung zum am besten geeigneten Tischreservierungssystem
- Vollständige Implementierung und Integration in bestehende Systeme
- Schulung von Mitarbeitern und Verwaltern
- Kontinuierlicher Support und Optimierung
Als Komplettanbieter für Büroeinrichtungen kombinieren wir Smart-Office-Technologie mit ergonomischen Arbeitsplätzen und nachhaltigen Bürolösungen. So schaffen wir ein Gesamtkonzept, das zu Produktivität, Wohlbefinden und Kosteneffizienz beiträgt. Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Gespräch über die Möglichkeiten für Ihr Büro.
Häufig gestellte Fragen
Wie lange dauert die Implementierung eines Tischreservierungssystems in einem Büro mit 50 Arbeitsplätzen?
Die Implementierung eines Deskbooking-Systems dauert im Durchschnitt 2 bis 6 Wochen, je nach Komplexität und gewünschten Integrationen. Eine Basisinstallation ohne Schnittstellen kann innerhalb einer Woche betriebsbereit sein, während umfangreiche Systeme mit Integrationen in die bestehende IT-Infrastruktur mehr Zeit in Anspruch nehmen. Planung und Anwenderschulungen sind entscheidend für eine erfolgreiche Einführung.
Was passiert, wenn das System ausfällt und die Mitarbeiter ihren reservierten Arbeitsplatz nicht finden können?
Gute Tischreservierungssysteme verfügen über eine Backup-Funktion und einen Offline-Modus für Notfälle. Viele Systeme bieten zudem physische Reservierungsbildschirme an den Arbeitsplätzen an, die lokal funktionieren. Es ist ratsam, ein Notfallprotokoll zu erstellen, wonach die Mitarbeiter bei einem Systemausfall vorübergehend frei aus den verfügbaren Plätzen wählen können.
Können wir das Desk-Buchungssystem erst einmal ausprobieren, bevor wir investieren?
Die meisten Anbieter bieten eine kostenlose Testphase von 14 bis 30 Tagen an, in der Sie das System umfassend testen können. Einige Anbieter starten sogar mit einem Pilotprojekt für eine begrenzte Anzahl von Arbeitsplätzen. So haben Sie die Möglichkeit, die Benutzerfreundlichkeit zu erleben und zu beurteilen, ob das System zu Ihrer Arbeitsweise passt, bevor Sie einen langfristigen Vertrag abschließen.
Wie motivieren wir die Mitarbeiter dazu, das Desk-Buchungssystem tatsächlich zu nutzen?
Eine erfolgreiche Nutzung beginnt mit einer klaren Kommunikation der Vorteile und einer benutzerfreundlichen App. Organisiere Demo-Sitzungen und ernenne „Botschafter“, die ihren Kollegen helfen können. Integriere das System in die Arbeitsplatzrichtlinien und sorge für eine konsequente Durchsetzung. Positive Anreize, wie bevorzugte Plätze für aktive Nutzer, wirken oft besser als Zwang.
Welche Datenschutzaspekte muss ich bei der Standortverfolgung am Arbeitsplatz berücksichtigen?
Tischreservierungssysteme erfassen Daten zur Arbeitsplatznutzung, die datenschutzrechtlich sensibel sein können. Sorgen Sie für Transparenz darüber, welche Daten erfasst und wie diese verwendet werden. Legen Sie klare Richtlinien für die Datenspeicherung fest und stellen Sie sicher, dass das System den Bestimmungen der DSGVO entspricht. Kommunizieren Sie offen, dass die Erfassung der Daten der Raumoptimierung dient und nicht der Überwachung der individuellen Leistung.
Können wir das System anpassen, wenn sich die Raumaufteilung in unserem Büro ändert?
Moderne Tischreservierungssysteme sind flexibel und lassen sich leicht an Änderungen in der Büroaufteilung anpassen. Die meisten Systeme verfügen über eine Administrationsoberfläche, über die du Arbeitsplätze hinzufügen, entfernen oder neu zuweisen kannst. Bei größeren Umbauten ist möglicherweise die Unterstützung des Anbieters erforderlich, kleinere Anpassungen kannst du jedoch meist selbst vornehmen.
Ist es möglich, verschiedene Bereiche oder Abteilungen innerhalb des Systems separat zu verwalten?
Ja, professionelle Tischreservierungssysteme unterstützen die Einteilung in Zonen und abteilungsspezifische Reservierungen. Du kannst Arbeitsplätze bestimmten Teams zuweisen, Ruhezonen für konzentriertes Arbeiten einrichten oder Gemeinschaftsbereiche separat verwalten. So hast du die Kontrolle darüber, wer wo reservieren darf, und kannst eine strukturierte Arbeitsumgebung schaffen, die verschiedenen Arbeitsstilen gerecht wird.