Archiveren 101: de belangrijkste basics

Opruimen & Organiseren

Sommige mensen zijn nou eenmaal meer georganiseerd dan anderen. Maar voor (bijna) iedereen geldt: een opgeruimd werkblad werkt beter dan eentje die vol staat met van alles en nog wat. En daarmee bedoelen we spullen die niet van belang zijn voor het uitvoeren van je taak. Die leiden namelijk af. Natuurlijk gaat het hier niet om wat spullen die je mee hebt genomen om je werkplek een beetje te personaliseren, zoals een foto van je gezin. Maar hier in overdrijven hoeft ook weer niet.

Archiefsysteem

Daarnaast zijn er natuurlijke nog die dossiers en papieren documenten die zich opstapelen. Hiervoor zijn vele efficiënte en makkelijke oplossingen te bedenken. Gebruik ordners, hangmappen en kantoorkasten! Je werkplek raakt hier een stuk opgeruimder van en andere collega’s kunnen de documenten nu makkelijker vinden.

Digtaal archiveren

Een andere hedendaagse oplossing is om alles te digitaliseren. Dit heeft veel voordelen, zoals minder papieren en meerdere mensen die tegelijk aan een dossier kunnen werken. Zie hierover ook onze post over documentbeheer en alles wat daarmee te maken heeft. Maar welke optie ook relevant is voor uw bedrijf: belangrijk zijn de kernbegrippen discipline en uniformiteit. Zorg dat iedereen het opbergsysteem op dezelfde manier gebruikt. Een belangrijke taak ligt hiervoor bij de leidinggevende. Dus begin gelijk met je goede voornemens en ruim op!

Bron Office Magazine

Cookies